§ 24 WEG Archive - Mülheimer Immobilienverwaltung - Hausverwaltung / WEG Verwaltung aus Mülheim an der Ruhr

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WEG‑Protokoll: Pflichtinhalt 2025

Das Protokoll der Eigentümerversammlung ist der maßgebliche Nachweis der gefassten Beschlüsse – oft entscheidend, wenn Beschlüsse angefochten werden. Gesetzlicher Ausgangspunkt ist die Niederschrift nach § 24 Abs. 6 WEG und die fortlaufend zu führende Beschlusssammlung nach § 24 Abs. 7 WEG. Der Beitrag erläutert, was zwingend ins Protokoll gehört, welche Angaben zweckmäßig sind, wer unterschreibt und wie Einsicht gewährt wird. Besonderheiten bei hybriden und rein virtuellen Versammlungen sowie typische Fehlerquellen werden praxisnah eingeordnet. Für Einberufung, Fristen und Zuständigkeiten lohnt ergänzend der Beitrag Eigentümerversammlung einberufen: Pflichten, Fristen, Zuständigkeiten.

Rechtsrahmen: Niederschrift und Beschlusssammlung

Über die in der Versammlung gefassten Beschlüsse ist unverzüglich eine Niederschrift aufzunehmen. Sie ist vom Versammlungsleiter, einem Wohnungseigentümer und – sofern ein Verwaltungsbeirat bestellt ist – zusätzlich vom Beiratsvorsitzenden oder dessen Vertreter zu unterschreiben (§ 24 Abs. 6 WEG). Parallel ist eine Beschlusssammlung zu führen, in die insbesondere der Wortlaut der verkündeten Beschlüsse mit Ort und Datum aufzunehmen ist; auch gerichtliche Entscheidungen nach § 43 WEG werden mit den erforderlichen Angaben vermerkt (§ 24 Abs. 7 WEG). Diese Pflichten sichern Nachvollziehbarkeit, Beweisbarkeit und Transparenz der Beschlusslage.

Rein virtuelle Eigentümerversammlungen sind seit 17.10.2024 möglich, wenn die Gemeinschaft dies mit mindestens drei Vierteln der abgegebenen Stimmen für bis zu drei Jahre beschließt; die Rechte der Teilnehmenden müssen denen einer Präsenzversammlung vergleichbar sein (§ 23 Abs. 1a WEG). Für Protokoll und Beschlusssammlung gelten identische Anforderungen wie bei Präsenzsitzungen.

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Pflichtinhalt 2025: Was zwingend protokolliert werden muss – und was zweckmäßig ist Zwingend zu protokollieren ist der Beschlussinhalt selbst. Er muss so wiedergegeben werden, dass der Regelungsgehalt eindeutig erkennbar ist; in der Praxis hat sich die Aufnahme des genauen Wortlauts bewährt (erleichtert die Eintragung in die Beschlusssammlung). Das Gesetz verlangt darüber hinaus keine generelle Aufnahme sämtlicher Abläufe oder Diskussionsinhalte. Sinnvoll – rechtlich nicht zwingend – sind aber folgende Angaben: Datum, Beginn/Ende, Ort bzw. virtueller Konferenzraum; Benennung der Versammlungsleitung und des Protokollführers; Feststellung ordnungsgemäßer Einberufung; Teilnehmerliste mit Vollmachten; Tagesordnung; Abstimmungsergebnisse je Beschluss (Ja/Nein/Enthaltungen, bei Bedarf nach Miteigentumsanteilen); Verweis auf Anlagen (Angebote, Pläne, Gutachten). So lassen sich spätere Auslegungsstreitigkeiten vermeiden. Für die Beschlusssammlung ist der Wortlaut der Beschlüsse ausdrücklich vorgeschrieben; Eintragungen sind fortlaufend zu nummerieren, Anfechtungen und Aufhebungen zu vermerken (§ 24 Abs. 7 WEG).

MIV‑Praxistipp: Beschlussformulierungen mit klaren Verben („beschließt“, „beauftragt“, „ermächtigt“), präzisen Beträgen, Fristen, Zuständigkeiten und Anlagenhinweisen verwenden; unbestimmte Formulierungen erhöhen das Anfechtungsrisiko.

Unterschriften, Bekanntgabe und Einsicht

Die Unterschriftenfolge ist gesetzlich vorgegeben: Versammlungsleiter, ein Wohnungseigentümer und – falls vorhanden – der Beiratsvorsitzende oder dessen Vertreter (§ 24 Abs. 6 WEG). Fehlen Unterschriften, führt das nicht automatisch zur Nichtigkeit; eine „qualifizierte Protokollierungsklausel“ in der Gemeinschaftsordnung kann die Unterschrift aber zur Wirksamkeitsvoraussetzung machen. Der Bundesgerichtshof hat solche Klauseln grundsätzlich gebilligt (BGH, 30.03.2012 – V ZR 178/11; BGH, 25.09.2015 – V ZR 203/14).

Eine generelle gesetzliche Pflicht, das Protokoll an alle Eigentümer zu versenden, besteht nicht; § 24 WEG ordnet die Erstellung der Niederschrift und die Führung der Beschlusssammlung an. Unabhängig davon können Versandpflichten aus der Gemeinschaftsordnung, dem Verwaltervertrag oder geübter Praxis folgen. Unberührt bleibt der Anspruch jedes Wohnungseigentümers auf Einsicht in die Verwaltungsunterlagen (§ 18 Abs. 4 WEG) – dazu zählen auch Protokolle und Beschlusssammlung. In der Praxis empfiehlt sich die Kombination aus Einsicht im Büro und gesichertem Portalzugang.

Ordnungsmäßige Verwaltung versus Sonderleistung: Pflichtkern sind Protokollerstellung, Unterschrifteneinholung, Führung der Beschlusssammlung und Einsichtsgewährung. Sonderleistungen sind z. B. beglaubigte Abschriften, Übersetzungen, kurierbasierte Zustellungen oder die erstmalige technische Einführung/Schulung eines Portals; solche Arbeiten sind gesondert zu vergüten.

Digitale Praxis, hybride und virtuelle Sitzungen: Was im Protokoll zusätzlich sinnvoll ist

Bei hybriden und virtuellen Sitzungen gelten dieselben gesetzlichen Mindestinhalte. Zusätzlich ist es zweckmäßig, im Protokoll kurz zu dokumentieren, welches Videokonferenz‑Tool genutzt wurde, wie der Zugang kontrolliert wurde (Zutritt/Identifikation), wie Stimmrechte ausgeübt wurden und ob es Störungen gab. Der virtuelle Modus setzt einen vorangehenden Beschluss nach § 23 Abs. 1a WEG voraus; Einladungs‑, Protokoll‑ und Unterschriftenanforderungen bleiben unverändert. Organisatorische Hinweise zu Technik, Identifikation, Stimmabgabe und Protokollierung finden Sie im Beitrag Hybride Eigentümerversammlung: Was Eigentümer beachten sollten

Praxisbeispiel: Bei einer rein virtuellen Sitzung werden die finalen Beschlusswortlaute in der Videokonferenz geteilt und unmittelbar nach Abstimmung in den Protokollentwurf übernommen. Im Anschluss erfolgt die Unterzeichnung durch Versammlungsleiter, Eigentümer und – sofern vorhanden – den Beiratsvorsitzenden; die Beschlusssammlung wird noch am selben oder nächsten Werktag fortgeschrieben.

Sichere Abläufe: Prozess, Rollen, Dokumentation

Empfehlenswert ist ein standardisierter Ablauf mit Verantwortlichen für Protokollführung, Unterschrifteneinholung und Beschlusssammlung. Der Protokollentwurf sollte die Tagesordnung abbilden und für jeden TOP Felder für Beschlusswortlaut, Abstimmungsergebnis und Anlagen enthalten. Ein kurzer Aktenvermerk dokumentiert Zeitpunkt der Protokollerstellung, Unterzeichnung und Eintragung in die Beschlusssammlung. Für eilbedürftige Einzelentscheidungen kann die Gemeinschaft ergänzend den Umlaufweg nutzen; die Details dazu erläutert der Leitfaden Wie funktioniert ein Umlaufbeschluss in einer WEG?

MIV‑Praxistipp: Protokollentwurf bei komplexen TOPs bereits vor der Sitzung vorbereiten und nur noch Beschlussvarianten eintragen. Das spart Zeit, vermeidet Unschärfen und erleichtert die sofortige Eintragung in die Beschlusssammlung.

Fazit zum Thema

Pflichtkern sind der zeitnahe Protokollentwurf, klare und hinreichend bestimmte Beschlussformulierungen, die gesetzlich vorgegebenen Unterschriften sowie die aktuelle Beschlusssammlung. Versandpflichten bestehen nur, wenn sie vereinbart sind; Einsicht ist stets zu gewähren. Wer Vorlagen nutzt, Zuständigkeiten festlegt und digitale Abläufe sauber dokumentiert, reduziert Anfechtungsrisiken – unabhängig davon, ob in Präsenz, hybrid oder virtuell getagt wird.

4. November 2025/von Paul Buchhorn

WEG-Verwaltung

Einberufungsfrist: 3‑Wochen‑Regel einfach erklärt

Die Einberufungsfrist ist einer der häufigsten Angriffspunkte bei der Anfechtung von Beschlüssen der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (GdWE). Wer die Drei‑Wochen‑Regel des § 24 Abs. 4 WEG, die Fristenmechanik der §§ 187 bis 193 BGB und den rechtssicheren Zugang der Einladung beherrscht, senkt Anfechtungs‑ und Haftungsrisiken deutlich. Dieser Leitfaden ordnet den Rechtsrahmen ein, zeigt die korrekte Fristberechnung, erklärt Brief, E‑Mail und Portal als Zustellwege, grenzt Dringlichkeitsladungen ab und skizziert belastbare Abläufe und Dokumentation. Für Zuständigkeiten und typische Anlässe der Einladung lohnt als Überblick der Beitrag Eigentümerversammlung einberufen: Pflichten, Fristen, Zuständigkeiten.

Rechtsrahmen und Zweck der Drei‑Wochen‑Frist

Kernnorm ist § 24 Abs. 4 WEG: Die Einberufung zur Eigentümerversammlung hat in Textform zu erfolgen; die Einladungsfrist soll, sofern nicht besondere Dringlichkeit vorliegt, mindestens drei Wochen betragen. Die Soll‑Formulierung lässt Ausnahmen nur eng begründet zu; Regelfall bleibt die volle Drei‑Wochen‑Frist. Inhaltlich verlangt eine ordnungsgemäße Einladung Ort, Zeit und eine hinreichend bestimmte Tagesordnung; zuständig lädt grundsätzlich der Verwalter, mindestens einmal jährlich (§ 24 Abs. 1 WEG).

Seit dem 17.10.2024 können die Wohnungseigentümer mit mindestens drei Vierteln der abgegebenen Stimmen beschließen, reine Online‑Versammlungen für längstens drei Jahre zuzulassen; die Rechte müssen einer Präsenzversammlung vergleichbar sein (§ 23 Abs. 1a WEG). Die Drei‑Wochen‑Frist gilt unverändert. Rechtsgrundlage ist das Gesetz BGBl. 2024 I Nr. 306.

Nicht jede fehlerhafte Einladung führt zur Nichtigkeit. Der Bundesgerichtshof hat betont, dass die Nichtladung einzelner Eigentümer regelmäßig „nur“ zur Anfechtbarkeit, nicht zur Nichtigkeit führt (BGH, Urteil vom 20.07.2012 – V ZR 235/11). Für die Praxis heißt das: Frist, Form und Zuständigkeit konsequent einhalten und Ausnahmen sauber begründen.

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Fristberechnung: So läuft die Drei‑Wochen‑Regel

Die Frist knüpft an den Zugang der Einladung an. Bei ereignisbezogenen Fristen zählt der Tag des Ereignisses nicht mit; Fristbeginn ist der Folgetag (§ 187 Abs. 1 BGB). Fristen nach Wochen enden mit Ablauf des Tages, der seiner Benennung nach dem Zugangstag entspricht (§ 188 BGB). Fällt das Fristende auf Samstag, Sonntag oder staatlichen Feiertag, verschiebt es sich auf den nächsten Werktag (§ 193 BGB). Versammelt werden darf erst am Tag nach Fristende. Maßgeblich ist stets der späteste Zugang in der Gemeinschaft, damit alle Eigentümer die volle Vorlaufzeit erhalten.

Praxisbeispiel 1: Zugang beim letzten Eigentümer am Montag, 10.03. → Fristbeginn Dienstag, 11.03. → Fristende Montag, 31.03. (Ablauf) → Versammlung frühestens am Dienstag, 01.04. Fällt der 31.03. auf einen Sonntag, verschiebt sich das Fristende auf Montag, 01.04.; getagt werden darf frühestens am Dienstag, 02.04.

Praxisbeispiel 2: Unterschiedliche Zustellwege führen zu unterschiedlichen Zugangsterminen. Kommt ein Brief am 02., eine E‑Mail am 01. und ein weiterer Brief am 05. des Monats an, ist für die Fristberechnung der 05. maßgeblich. Planungssicher ist eine Einladungslogik, die reale Postlaufzeiten, Feiertage und dokumentierte elektronische Zustellprotokolle berücksichtigt. Eine kurze Fristdokumentation mit Datumsspalten für Zugang, Fristbeginn, Fristende und etwaige Verschiebungen nach § 193 BGB gehört in den Aktenvermerk.

Zugang und Zustellwege: Brief, E‑Mail, Portal

Zugang liegt vor, wenn die Einladung in den Machtbereich des Eigentümers gelangt und unter gewöhnlichen Umständen mit Kenntnisnahme zu rechnen ist. Beim Brief genügt der Einwurf in den Briefkasten; fristwahrend ist der Zugang, nicht die Absendung. Für E‑Mails gilt: Im unternehmerischen Geschäftsverkehr ist eine E‑Mail bereits zugegangen, wenn sie während der üblichen Geschäftszeiten auf dem Mailserver abrufbar bereitsteht; ein tatsächliches Lesen ist nicht erforderlich (BGH, Urteil vom 06.10.2022 – VII ZR 895/21).

Textform im Sinne von § 126b BGB setzt eine lesbare Erklärung unter Nennung des Erklärenden auf einem dauerhaften Datenträger voraus; eine Unterschrift ist nicht erforderlich. Verlangt die Teilungserklärung oder Gemeinschaftsordnung hingegen Schriftform (§ 126 BGB), genügt Textform nicht. Portale sind tauglich, wenn der Einladungstext dort dauerhaft unverändert abrufbar ist und aktive Benachrichtigungen erfolgen.

Die Gemeinschaftsordnung kann abweichend das Absendeprinzip vorsehen. Der BGH hat eine Klausel gebilligt, nach der für die Ordnungsmäßigkeit die rechtzeitige Absendung an die zuletzt mitgeteilte Anschrift genügt (BGH, Urteil vom 20.11.2020 – V ZR 196/19). Unabhängig davon empfiehlt sich aus Organisationsgründen der Nachweis des tatsächlichen Zugangs, um Friststreit zu vermeiden.

Dringlichkeitsladung und Alternativen (Außerordentliche ETV)

Die Drei‑Wochen‑Frist ist eine Soll‑Vorschrift. Verkürzte Ladungen sind nur bei objektiver, dokumentierter Dringlichkeit vertretbar, etwa bei behördlicher Untersagung, akuter Gefahrenlage oder fristgebundenen Maßnahmen zur Schadensabwehr. Weiche Gründe wie Ferienzeiten, erwartbar geringe Teilnahme oder kontroverse Debatten reichen nicht. Fehlt ein belastbarer Grund, sind Beschlüsse regelmäßig anfechtbar. Rechtsanker bleibt § 24 WEG; Dringlichkeit ist in der Einladung nachvollziehbar zu begründen.

Ein Einberufungsmangel durch einen Nichtzuständigen kann ausnahmsweise geheilt sein, wenn ausnahmslos alle Eigentümer teilnehmen und abstimmen (Vollversammlung; BGH, Urteil vom 11.03.2022 – V ZR 77/21). Auf Heilung sollte man organisatorisch nicht setzen; die Ausnahme ersetzt keine saubere Zuständigkeits‑ und Fristprüfung.

Für enge Zeitfenster stehen Alternativen bereit: Der Umlaufbeschluss nach § 23 Abs. 3 WEG ermöglicht Entscheidungen ohne Sitzung; grundsätzlich ist Einstimmigkeit erforderlich, kann aber für einen konkret benannten Einzelfall per Vorbeschluss auf Mehrheit der abgegebenen Stimmen abgesenkt werden. Die einzelnen Schritte erläutert der Leitfaden Wie funktioniert ein Umlaufbeschluss in einer WEG?

Was bei kurzfristigen Absagen zu beachten ist und welche Alternativen dann greifen, zeigt der Beitrag Eigentümerversammlung kurzfristig abgesagt: Rechte und Folgen.

Sichere Abläufe in der Praxis: Prozess, Dokumentation, Formate

Starten Sie mit der Prüfung der Gemeinschaftsordnung (Text‑/Schriftform, mögliches Absendeprinzip), berechnen und dokumentieren Sie die Frist nach §§ 187 bis 193 BGB und legen Sie Zustellwege fest. Ein Aktenvermerk sollte Fristbeginn und ‑ende, angewandte Normen, Versand‑ und Zugangsdaten sowie Rückläufer enthalten; das schafft belastbare Beweise im Anfechtungsfall.

Hybride oder rein virtuelle Formate erhöhen die Resilienz. Für die rein virtuelle Versammlung ist ein Beschluss nach § 23 Abs. 1a WEG mit Dreiviertel‑Mehrheit nötig; die Einladung bleibt frist‑ und formgebunden wie bei Präsenz. Bei Terminproblemen empfiehlt sich die zweigleisige Lösung aus zeitnaher Neuladung mit voller Frist und vorbereiteten Umlaufbeschlüssen für eilbedürftige Einzelpunkte.

Fazit zum Thema

Die Drei‑Wochen‑Frist des § 24 Abs. 4 WEG ist der Regelfall und das Rückgrat belastbarer Beschlüsse. Rechtssichere Einladungen verlangen Textform, präzise Fristberechnung nach §§ 187 bis 193 BGB und zugangssichere Zustellung. Dringlichkeitsladungen bleiben die eng begrenzte Ausnahme und müssen begründet werden. Wer Abläufe standardisiert, Nachweise führt und Alternativen wie Umlauf oder virtuelle Sitzung vorbereitet, hält die Eigentümergemeinschaft handlungsfähig – unabhängig davon, ob in Präsenz, hybrid oder virtuell getagt wird.

3. November 2025/von Paul Buchhorn

WEG-Verwaltung

Wann muss eine Eigentümerversammlung einberufen werden – und wer darf das überhaupt?

Ob Wirtschaftsplan, Sanierungsentscheidungen oder Verwalterbestellung: Ohne Eigentümerversammlung bleibt die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (GdWE) handlungsunfähig. Gleichzeitig führen Formfehler bei der Einladung oder zögerliches Einberufen schnell zu Anfechtungen, Verzögerungen und Liquiditätsrisiken. Dieser Leitfaden erklärt, wann eine Versammlung zwingend einzuberufen ist, wer dazu befugt ist, welche Fristen und Formvorgaben gelten und welche Alternativen zur Präsenzsitzung es gibt. Dabei werden die Schlüsselnormen des WEG mit praxistauglichen Abläufen verzahnt. Ergänzend verlinken wir dort, wo es inhaltlich wirklich weiterhilft, auf vertiefende Beiträge aus unserer Praxis.

Pflicht zur Einberufung und typische Anlässe

Der gesetzliche Ausgangspunkt ist eindeutig: Der Verwalter muss mindestens einmal jährlich eine Eigentümerversammlung einberufen (§ 24 Abs. 1 WEG). Dieses Jahresformat reicht jedoch in der Praxis oft nicht, denn ordnungsmäßige Verwaltung verlangt zusätzliche Sitzungen, sobald ein sachlicher Entscheidungsbedarf besteht. Typische Auslöser sind die Feststellung oder Anpassung des Wirtschaftsplans, Nachschussbeschlüsse und Entlastungen (§ 28 WEG), die Wahl oder Ergänzung des Verwaltungsbeirats (§ 29 WEG), die Bestellung oder Abberufung des Verwalters (§ 26 WEG) sowie Beschlüsse über bauliche Veränderungen (§ 20 WEG). Instandhaltungs‑ und Sicherheitsfragen, Ablauf von Versicherungsverträgen oder drohende Fristen im Gewährleistungsrecht rechtfertigen außerordentliche Versammlungen. Wichtig ist die zeitliche Steuerung: Bei planbaren Themen sollte früh geladen werden, damit Angebote, Gutachten und Beschlussvorschläge vorliegen; bei Eilbedürftigkeit gilt es, die Dringlichkeit sauber zu dokumentieren. Scheitert ein Präsenztermin absehbar an Raum‑ oder Verfügbarkeitsproblemen, ist es sinnvoll, bereits im Vorfeld organisatorische Alternativen zu konzipieren. Für Formate mit Zuschaltung per Video und deren Stolpersteine bietet der Beitrag Hybride Eigentümerversammlung: Was Eigentümer beachten sollten einen kompakten Überblick, der hilft, Absagen zu vermeiden und Teilnahme zu erhöhen. In Summe gilt: Einmal jährlich ist das Minimum; darüber hinaus bestimmt der konkrete Handlungsbedarf den Takt, damit die Wohnungseigentümergemeinschaft entscheidungsfähig bleibt.

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Wer einberufen darf – Grundsatz, Ersatzwege und Heilung

Grundsätzlich lädt der bestellte Verwalter ein (§ 24 Abs. 1 WEG). Fehlt er, ist abberufen oder verweigert er pflichtwidrig die Einberufung, greifen Ersatzmechanismen: Der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats oder dessen Stellvertreter darf dann einladen; ein einzelner Wohnungseigentümer nur, wenn ihn die Eigentümergemeinschaft zuvor durch Beschluss dazu ermächtigt hat (§ 24 Abs. 3 WEG). In Blockadesituationen, in denen eine Ermächtigung mangels Sitzung nicht erreichbar ist, kommt die gerichtliche Ermächtigung eines Eigentümers in Betracht. Für die Praxis entscheidend: Einladungsfehler sind ernst, aber nicht immer tödlich. Die Rechtsprechung lässt eine Heilung in der seltenen Konstellation zu, dass zwar ein Nichtzuständiger geladen hat, aber ausnahmslos alle Eigentümer tatsächlich teilnehmen; dann kann der Einladungsmangel entfallen. Diese Ausnahme ersetzt keine saubere Zuständigkeitsprüfung, sie verhindert nur, dass vollzählige Versammlungen an Formalien scheitern. Verweigert die Verwaltung trotz ordnungsgemäßem Verlangen die Ladung, zeigt der Leitfaden Wenn der Verwalter nicht zur Versammlung einlädt die Eskalationsschritte vom dokumentierten Einberufungsverlangen über Ersatzladungen bis zur gerichtlichen Ermächtigung. Für Verwalter empfiehlt sich, interne Stellvertreter‑ und Notfallregelungen zu etablieren, damit Leitungsvakuen gar nicht erst entstehen und die Eigentümergemeinschaft verlässlich arbeitsfähig bleibt.

Einberufungsverlangen der Eigentümer: Quoren, Form und Inhalt

Neben der jährlichen Pflichtversammlung schützt das Gesetz aktiv Minderheiteninteressen. Nach § 24 Abs. 2 WEG muss der Verwalter eine Versammlung einberufen, wenn mehr als ein Viertel der Wohnungseigentümer dies in Textform unter Angabe von Zweck und Gründen verlangt. Das Quorum knüpft an Köpfe an, nicht an Miteigentumsanteile. Der Inhalt ist mehr als Formalie: Zweck und Gründe sollen die Tagesordnung beschlussreif machen und Überraschungen vermeiden. Praktisch bewährt sich, dem Verlangen gleich Beschlussvorschläge, Anlagen (z. B. Angebote, Skizzen) und eine Priorisierung beizulegen. Der Verwalter hat daraufhin ohne schuldhaftes Zögern zu laden; bei Eilbedürftigkeit kann sein Organisationsermessen auf Null schrumpfen. Missachtet die Verwaltung ein ordnungsgemäßes Verlangen, sind die Ersatzladungen nach § 24 Abs. 3 WEG der nächste Schritt; parallel kann eine Ermächtigung beim Amtsgericht beantragt werden. Inhaltliche Grenzen sollten früh geprüft werden: Nicht alles ist per einfacher Mehrheit regelbar; wo Vereinbarungen der Gemeinschaftsordnung oder Gesetzesvorbehalte greifen, drohen sonst Anfechtungen. Einen guten Überblick bietet der Beitrag Grenzen der Beschlusskompetenz in einer Eigentümergemeinschaft. Für die Verwaltung gilt: Standardisierte Muster für Einberufungsverlangen und strukturierte Rückmeldungen sparen Zeit und machen die Kommunikation belastbar, falls es später zu gerichtlichen Auseinandersetzungen kommt.

Form, Frist und Alternativen: Textform, Drei‑Wochen‑Regel, virtuell und Umlauf

Die Einberufung hat in Textform zu erfolgen (§ 24 Abs. 4 WEG), also etwa per Brief, E‑Mail oder Fax, wenn Lesbarkeit und Zuordnung gewährleistet sind. Die Einladungsfrist soll mindestens drei Wochen betragen und läuft ab Zugang bei den Eigentümern; Dringlichkeitsladungen sind möglich, müssen aber eng begründet werden, weil eine zu knappe Vorbereitungszeit Anfechtungsrisiken erhöht. Die Einladung muss Ort, Zeit und eine hinreichend bestimmte Tagesordnung enthalten; Nachträge sind heikel und nur bei klaren Voraussetzungen zulässig. Neben Präsenz‑ und Hybridterminen steht seit 2024 die rein virtuelle Eigentümerversammlung im Gesetz: Mit mindestens drei Vierteln der abgegebenen Stimmen kann die Eigentümergemeinschaft beschließen, Versammlungen innerhalb eines Zeitfensters von bis zu drei Jahren ohne physische Präsenz durchzuführen; die Rechte der Teilnehmenden müssen einer Präsenzsitzung vergleichbar bleiben (§ 23 Abs. 1a WEG). Ergänzend bietet der Umlaufbeschluss nach § 23 Abs. 3 WEG Handlungsfähigkeit ohne Sitzung: Grundsätzlich ist Einstimmigkeit erforderlich; für einen konkret benannten Einzelfall kann die Gemeinschaft jedoch durch einen Vorbeschluss festlegen, dass im anschließenden Umlauf die Mehrheit der abgegebenen Stimmen genügt (Absenkungsbeschluss). Wie das Umlaufverfahren rechtssicher vorbereitet, dokumentiert und technisch umgesetzt wird, erläutert der Beitrag Umlaufbeschluss in der WEG. Für Verwalter heißt das: In der Einladungsorganisation klare Checklisten nutzen, Dringlichkeit sauber belegen und alternative Beschlusswege vorbereitet halten.

Einladungsmängel, Anfechtung und Governance

Fehler bei Zuständigkeit, Frist, Form oder Tagesordnung sind die häufigsten Gründe für Anfechtungen. Wird eine Versammlung von einem Nichtzuständigen einberufen, fehlt die Drei‑Wochen‑Frist oder ist ein Beschlussgegenstand nicht hinreichend bezeichnet, erhöht sich das Risiko erheblich. Gleichwohl differenziert die Rechtsprechung: In Vollversammlungen kann ein Einberufungsmangel geheilt sein, wenn alle Eigentümer teilnehmen und den Gegenstand erkennbar verhandeln. Darauf sollte man sich nicht verlassen; besser ist eine robuste Governance. Dazu gehören wiederkehrende Grundsatzbeschlüsse zur Versammlungsorganisation, Stellvertretungs‑ und Fallback‑Regeln in der Versammlungsleitung, definierte Kommunikationskanäle und eine lückenlose Zugangsdokumentation (z. B. Rückläuferpost, Empfangsbestätigungen, Portaleinladungen). Sinnvoll ist außerdem, im Verwaltervertrag klare Pflichten zum Fristen‑ und Dokumentenmanagement zu regeln, damit die Eigentümergemeinschaft im Zweifel nachweisen kann, dass ordnungsmäßig gehandelt wurde. Gerät die Verwaltung ins Stocken oder verweigert die Ladung, sind Ersatzladungen und die gerichtliche Ermächtigung konsequent zu verfolgen; das wahrt Handlungsfähigkeit und reduziert Folgekosten. Wichtig bleibt: Je strukturierter Einladungen und Tagesordnungen vorbereitet sind, desto belastbarer sind die Beschlüsse der WEG‑Gemeinschaft.

Fazit zum Thema

Mindestens eine Eigentümerversammlung pro Jahr ist gesetzlich vorgeschrieben. Darüber hinaus entscheidet der konkrete Handlungsbedarf über zusätzliche Termine. Einladungen müssen zuständig, fristgerecht und formal korrekt erfolgen; Alternativen wie virtuelle Versammlung und Umlaufbeschluss sichern die Entscheidungsfähigkeit. Mit klaren Ersatzwegen, dokumentierter Dringlichkeit und robusten Governance‑Standards minimiert die Eigentümergemeinschaft Anfechtungs‑ und Haftungsrisiken und bleibt verlässlich handlungsfähig.

26. Oktober 2025/von Paul Buchhorn

WEG-Verwaltung

Kann eine Verwaltung die Eigentümerversammlung kurzfristig absagen – und was sind die Folgen?

Darf die Hausverwaltung eine bereits einberufene Eigentümerversammlung kurzfristig absagen oder verlegen – und wenn ja, unter welchen Bedingungen? Die Antwort hängt am Zusammenspiel von Gesetz, Vereinbarungen der Gemeinschaft und aktueller Rechtsprechung. Maßgeblich sind § 24 WEG (Einberufung, Leitung, Protokoll) sowie § 23 WEG (Beschlussfassung, Umlaufbeschlüsse und – seit 17.10.2024 – die rein virtuelle Versammlung). Kurzfristige Absagen sind nicht generell verboten, verlangen aber einen sachlichen Grund, zügige Kommunikation und eine saubere Dokumentation. Der Beitrag ordnet die Rechtslage ein, grenzt zulässige von riskanten Absagen ab und zeigt praktische Alternativen (Ersatztermin, Umlauf- oder virtuelle Versammlung) auf.

Rechtsrahmen: Einberufung, Absage, Verlegung und Vertagung in der WEG‑Praxis

Ausgangspunkt ist § 24 WEG: Einberufungszuständig ist grundsätzlich der Verwalter; mindestens eine Versammlung pro Jahr ist Pflicht. Das Gesetz regelt die „Absage“ einer bereits ordnungsgemäß geladenen Versammlung nicht ausdrücklich. Aus der Einberufungskompetenz folgt jedoch nur ein eng begrenztes Recht, eine Sitzung aus sachlichem Grund aufzuheben oder zu verlegen. Der Maßstab bleibt die ordnungsmäßige Verwaltung (§ 19 WEG als Leitbild), flankiert von den Formvorschriften des § 24 WEG (z. B. Ladung, Niederschrift). Wichtig: § 24 WEG ist nach höchstrichterlicher Linie dispositiv – also nicht in jedem Detail zwingend. Das eröffnet der Eigentümergemeinschaft (Gemeinschaft der Wohnungseigentümer – GdWE) Gestaltungsspielräume in Gemeinschaftsordnung oder wiederkehrenden Grundsatzbeschlüssen, ohne die Eigentümerrechte auszuhöhlen.

In der Versammlung selbst gilt: Führt der Verwalter den Vorsitz (§ 24 Abs. 5 WEG), kann die Versammlung gleichwohl jederzeit mehrheitlich eine andere Versammlungsleitung bestimmen; die Verwaltung ist nicht „Herrin“ der Versammlung. Ein einseitiger Abbruch durch die Verwaltung ist grundsätzlich unzulässig; bricht die Verwaltung ab oder verlässt den Raum, können die Eigentümer einen neuen Leiter wählen und fortfahren, solange Beschlussfähigkeit und Verfahrensregeln gewahrt sind. Praktisch zu unterscheiden sind daher: Absage vor Beginn (Abladung), Verlegung auf einen neuen Termin (neue Ladung) und Vertagung nach Eröffnung (Beschluss der WEG‑Gemeinschaft). Diese Differenzierung ist nicht nur formal – sie entscheidet über Risiken, etwa Schadensersatz wegen nutzloser Anreise oder die Anfechtbarkeit späterer Beschlüsse.

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Wann ist eine kurzfristige Absage zulässig – und wann nicht?

Zulässig sind Absagen aus objektiven, dokumentierten Gründen, die die Durchführung unmöglich machen oder unzumutbar erschweren. Typische Fälle: behördliche Untersagung oder der kurzfristige Wegfall des Versammlungsorts, akute Gefahrenlagen (Brandschutz, Unwetter), eine gesicherte, nicht kompensierbare Verhinderung des Versammlungsleiters trotz zumutbarer Ersatzsuche oder neue rechtliche Vorgaben zwischen Einladung und Termin. So hat etwa das LG Meiningen pandemiebedingte Abladungen gebilligt, wenn eine ursprünglich zulässige Präsenzversammlung durch nachträgliche Verbote unzulässig geworden war.

Dagegen reichen „weiche“ Gründe in der Regel nicht aus: die bloße Verhinderung einzelner Eigentümer, ein erwartbar geringes Quorum oder die Befürchtung kontroverser Debatten. Ebenfalls keine Rechtspflicht der Verwaltung ist es, vorsorglich hybride Teilnahme zu eröffnen; der BGH hat 2024 klargestellt, dass der Verwalter nicht von sich aus Online‑Teilnahme anbieten oder in der Einladung erläutern muss – selbst bei bestehendem Grundlagenbeschluss. Entscheidend ist, dass die Verwaltung Alternativen prüft (Ersatzraum, Verlegung, virtuelle Fallback‑Option) und die Gründe der Abladung schriftlich festhält. Je kurzfristiger die Absage, desto strenger die Anforderungen an die Erreichbarkeit der Mitteilung und an die Darlegung, warum ein Ersatztermin nicht sofort angeboten werden konnte.

Für die Praxis bedeutet das: objektive Gründe belegen, Alternativen dokumentieren, unverzüglich informieren – dann bleibt die Eigentümergemeinschaft handlungsfähig und rechtssicher.

Folgen einer unzulässigen oder verspäteten Absage: Haftungsrisiken, Einberufungsrechte, Schadensersatz

Unterbleibt die Versammlung ohne tragfähigen Grund oder informiert der Verwalter so spät, dass die Abladung die Eigentümer nicht mehr erreicht, drohen Rechtsfolgen. Zivilrechtlich kommen Ansprüche nach § 280 BGB in Betracht; anerkannt sind insbesondere erstattungsfähige Reisekosten bei vermeidbar verspäteter Absage. Öffentlich-rechtliche Zwangsmittel spielen regelmäßig keine Rolle, wohl aber Aufsicht und Druck durch Eigentümerbeschlüsse bis hin zur Abberufungsdebatte. Daneben bestehen klare Einberufungsrechte: Weigert sich die Verwaltung, trotz Anspruchs einzuladen, greifen die subsidiären Rechte des Beiratsvorsitzenden/Stellvertreters; notfalls können Eigentümer eine gerichtliche Ermächtigung erwirken. Für die Wohnungseigentümergemeinschaft lohnt es sich, in der Tagesordnung „kritische“ TOP (z. B. Fristen, Notmaßnahmen) so zu strukturieren, dass diese im Umlauf oder in einer zeitnahen Ersatzsitzung entscheidungsreif sind.

Praktischer Tipp: Bei jedem Absagefall erstellt die Verwaltung einen kurzen Aktenvermerk (Grund, Zeitpunkt der Kenntnis, geprüfte Alternativen, Zeitpunkt und Kanal der Mitteilung) und informiert die Eigentümer mit Ersatzterminvorschlägen. Was Eigentümer tun können, wenn die Verwaltung gar nicht lädt, erläutert MIV im Praxisbeitrag Wenn der Verwalter nicht zur Versammlung einlädt

Alternativen zur Absage: Ersatztermin, Umlaufbeschluss und seit 17.10.2024 die virtuelle Versammlung

Der erste Weg nach einer Abladung ist die zügige Neuladung mit ordnungsgemäßer Frist. Für eilbedürftige Einzelpunkte erlaubt § 23 Abs. 3 WEG Beschlüsse ohne Versammlung (Umlaufbeschluss), wenn alle Wohnungseigentümer in Textform zustimmen; zusätzlich kann die Gemeinschaft für einen genau bezeichneten Einzelfall beschließen, dass im anschließenden Umlauf die Mehrheit der abgegebenen Stimmen genügt (Absenkungsbeschluss). Seit dem 17.10.2024 kennt § 23 WEG außerdem die rein virtuelle Eigentümerversammlung: Mit mindestens drei Vierteln der abgegebenen Stimmen kann die Eigentümergemeinschaft für einen Zeitraum von längstens drei Jahren beschließen, Versammlungen ohne physische Präsenz durchzuführen. Die virtuelle Versammlung muss hinsichtlich Teilnahme und Rechteausübung einer Präsenzversammlung vergleichbar sein; praktische Leitplanken (Einladungstext, Technikcheck, Live‑Identifikation, Stimmrechtsausübung, Protokoll) sollten die Eigentümergemeinschaft vorab durch Beschluss definieren.

Für eilbedürftige Beschlussgegenstände empfiehlt sich oft eine zweistufige Lösung: Sofortige Vorbereitung eines Umlaufbeschlusses (inkl. Absenkungsbeschluss, wo zulässig) und parallel die Neuladung einer Ersatzversammlung – so bleibt die Wohnungseigentümergemeinschaft entscheidungsfähig, auch wenn die Präsenz kurzfristig scheitert. Einen praxisnahen Überblick über rechtliche und organisatorische Anforderungen des Umlaufwegs bietet der MIV‑Leitfaden Wie funktioniert ein Umlaufbeschluss in einer WEG?.

Governance und Organisation: Spielregeln im Voraus festlegen

Die beste Absage ist die, die nicht nötig wird. Dazu gehört Organisation mit Redundanz (Ersatzraum, Stellvertreterregelung in der Versammlungsleitung, Technik‑Fallback), klare Kommunikationskanäle und belastbare Geschäftsordnungs‑Standards. Die Eigentümergemeinschaft kann in wiederkehrenden Grundsatzbeschlüssen festlegen, wann und wie verlegt wird (z. B. Kriterienkatalog „höhere Gewalt/Unzumutbarkeit“), welche Informationswege genutzt werden (E‑Mail/Portal/SMS plus Post) und welche Alternativen automatisch greifen (Umlauf/virtuell).

Gleichzeitig müssen die Grenzen der Beschlusskompetenz beachtet werden: Nicht alles lässt sich mit einfacher Mehrheit vorstrukturieren; hier hilft ein Blick auf die typischen Fallstricke bei formellen Geschäftsordnungs‑ und Verfahrensbeschlüssen. In der Sitzung selbst gilt: Die Eigentümergemeinschaft kann anstelle der Verwaltung jederzeit einen anderen Leiter wählen; das verhindert Blockaden, falls die Verwaltung die Versammlung ohne tragfähigen Grund abbrechen will. Wer Hybrid‑ oder Online‑Alternativen vorbereitet, reduziert Absagegründe – organisatorische Hinweise und Checklisten bietet der MIV‑Leitfaden Hybride Eigentümerversammlung: Was Eigentümer beachten sollten; die rechtlichen Leitplanken ordnet der Beitrag Grenzen der Beschlusskompetenz in einer Eigentümergemeinschaft ein.

Fazit zum Thema

Kurzfristige Absagen sind nur auf Basis objektiver, dokumentierter Gründe und unverzüglicher Kommunikation vertretbar. Wer Ersatztermine zügig lädt, den Umlaufweg rechtssicher nutzt und die virtuelle Fallback‑Option vorab beschließt, bleibt als Eigentümergemeinschaft handlungsfähig und minimiert Anfechtungs‑ und Haftungsrisiken. Pflichtwidrige oder verspätete Abladungen können hingegen Schadensersatz auslösen und das Vertrauen in die Verwaltung untergraben. Klare Governance‑Beschlüsse – kombiniert mit sauberer Dokumentation und realistischen Technik‑/Raum‑Fallbacks – verbinden Flexibilität mit Rechtssicherheit.

16. Oktober 2025/von Paul Buchhorn