Virtuelle Eigentümerversammlung: Online, hybrid oder präsent?

Virtuelle Eigentümerversammlungen sind seit dem 17.10.2024 nicht mehr nur als „Zuschaltung“ zu einer Präsenzsitzung möglich: § 23 Abs. 1a WEG erlaubt unter engen Voraussetzungen auch reine Online‑Versammlungen. Für Beiräte, Eigentümer und Verwaltungen bedeutet das mehr Flexibilität – aber auch neue Fehlerquellen bei Einladung, Technik und Protokoll. Dieser Beitrag zeigt, welche Versammlungsformen (präsent, hybrid, virtuell) Sie rechtlich trennen müssen, welche Beschlüsse dafür erforderlich sind und welche Mindestanforderungen sich aus dem Maßstab „vergleichbare Teilnahme und Rechteausübung“ ergeben. Ziel ist, dass Abstimmungen nicht an organisatorischen Details scheitern.

Praktisch entscheidet sich vieles im Vorfeld: In der WEG ist die hybride Teilnahme nur zulässig, wenn die Gemeinschaft sie per Beschluss gestattet (§ 23 Abs. 1 Satz 2 WEG). Eine rein virtuelle Sitzung setzt zusätzlich einen qualifizierten Beschluss nach § 23 Abs. 1a WEG voraus; bis einschließlich 2028 greift zudem die Übergangsregel des § 48 Abs. 6 WEG. Im Ablauf müssen Sie die Nichtöffentlichkeit sichern, Teilnehmende eindeutig identifizieren und technische Störungen so behandeln, dass die Willensbildung nachvollziehbar bleibt. Am Ende entscheidet die Dokumentation: Niederschrift und Beschluss‑Sammlung nach § 24 Abs. 6 und 7 WEG sind auch digital der zentrale Nachweis für spätere Anfechtungen und für die laufende Verwaltung.

Was im WEG zulässig ist

Die klassische Eigentümerversammlung bleibt der Ausgangspunkt: Sie findet an einem realen Ort statt und folgt den Regeln zur Einberufung und Beschlussfassung (§ 24, § 25 WEG). Eine hybride Eigentümerversammlung ist demgegenüber eine Präsenzversammlung mit zusätzlicher Online‑Teilnahme; sie setzt einen Gestattungsbeschluss voraus, der festlegt, ob Rederecht, Antragsrecht und Stimmrecht elektronisch ausgeübt werden dürfen (§ 23 Abs. 1 Satz 2 WEG). Seit 17.10.2024 kann die Gemeinschaft außerdem beschließen, Versammlungen rein virtuell durchzuführen (§ 23 Abs. 1a WEG). Dieser Beschluss gilt höchstens drei Jahre und verlangt, dass Teilnahme und Rechteausübung einer Präsenzversammlung vergleichbar bleiben.

Wichtig: Das Versammlungsformat ändert nichts an den Einladungsregeln. Auch für hybride und virtuelle Eigentümerversammlungen gilt: Die Einberufung muss in Textform erfolgen und soll – außer bei besonderer Dringlichkeit – mindestens drei Wochen vor dem Termin zugehen (§ 24 Abs. 4 WEG). Gerade bei Online‑Zugangsdaten ist der Zugangsnachweis in der Praxis entscheidend; ergänzend zur Einladung sollten Sie daher klare Versandwege und Ablageorte dokumentieren. Vertiefend hilft der Beitrag wie Sie Einladungs- und Abrechnungsfristen sauber einhalten.

Bei hybriden Versammlungen entsteht häufig Streit, ob die Einladung zwingend auf die Online‑Teilnahme hinweisen muss. Der Bundesgerichtshof ordnet ein, dass der Hinweis auf einen Gestattungsbeschluss und technische Einwahldaten nicht zum „notwendigen Inhalt der Ladung“ gehören, solange Ort, Zeit und Beschlussgegenstände genannt sind (§ 23 Abs. 2 WEG). BGH, Urteil vom 20.09.2024 – V ZR 123/23 konkretisiert damit § 23 Abs. 1 Satz 2 WEG und stellt klar: „Die Angabe der … technischen Details … gehören nicht zum notwendigen Inhalt der Ladung“. Die Reichweite ist auf die Frage der ordnungsgemäßen Ladung zugeschnitten; sie ersetzt nicht die Pflicht, eine konkret verlangte Online‑Teilnahme organisatorisch zu ermöglichen. Für die Praxis heißt das: Auch wenn ein fehlender Hinweis nicht automatisch den Beschluss kippt, sollten Zugangsdaten, Fristen und Ansprechpartner in der Einladung so klar stehen, dass niemand faktisch ausgeschlossen wird.

Technik und Ablauf planen

Technik ist im WEG keine Spielerei, sondern Teil der Organisation: Bei virtuellen Versammlungen muss die Gemeinschaft sicherstellen, dass Eigentümer ihre Rechte ähnlich wie in Präsenz ausüben können (§ 23 Abs. 1a Satz 2 WEG). Dazu gehört ein Ablauf, der Rede und Gegenrede ermöglicht, Wortmeldungen strukturiert sammelt und Abstimmungen so durchführt, dass das Ergebnis eindeutig festgestellt und protokolliert werden kann (§ 24 Abs. 6 WEG). Konflikte entstehen typischerweise dort, wo Ton oder Bild aussetzen, Teilnehmende sich gegenseitig nicht verstehen oder die Abstimmung für Außenstehende nicht nachvollziehbar wirkt. Je klarer Sie Rollen (Versammlungsleitung, Protokoll, Technikaufsicht) und Ersatzwege vorab festlegen, desto weniger muss in der Sitzung improvisiert werden.

Die Frage, wer die konkrete Technik bestimmen darf, wird in der Praxis oft als Machtfrage geführt. LG Frankfurt am Main, Urteil vom 10.10.2024 – 2-13 S 33/23 grenzt § 23 Abs. 1 Satz 2 WEG dahin ab, dass ein Grundlagenbeschluss zur Online‑Teilnahme nicht schon „Vorgaben hinsichtlich der technischen Umsetzung“ enthalten muss; die Entscheidung kann der Einberufende nach pflichtgemäßem Ermessen treffen. Das Urteil gilt nicht als Freibrief für beliebige Systeme, denn Maßstab bleibt, dass die Teilnahme funktional möglich ist und die Nichtöffentlichkeit gewahrt bleibt (§ 23 Abs. 1a Satz 2 WEG als Prüfkriterium; bei Hybrid ergänzend § 24 Abs. 5 WEG). Für Beiräte und Verwaltungen folgt daraus: Je transparenter die Auswahl begründet und getestet wird, desto geringer ist die Angriffsfläche. Praxisnah vertieft das der Beitrag welche Stolpersteine bei hybriden Eigentümerversammlungen typischerweise auftreten.

Praxistipp: Planen Sie die digitale Sitzung wie eine Baumaßnahme: mit Vorabprüfung, Zuständigkeiten und Abnahme. Legen Sie in der Einladung oder in einem gesonderten Technikblatt fest, bis wann Eigentümer ihren Teilnahme‑Wunsch melden sollen (bei Hybrid im Sinne des § 23 Abs. 1 Satz 2 WEG) und wie sie im Störfall kurzfristig auf Vollmacht umstellen können (§ 25 Abs. 3 WEG). Dokumentieren Sie außerdem, wer die Störung betrifft (eigene Leitung oder Endgerät des Teilnehmers) und welche Maßnahme die Versammlungsleitung ergreift; das gehört in die Niederschrift nach § 24 Abs. 6 WEG.

• Vorabtest: Einmal mit Beirat/Protokollführer einwählen, Ton, Kamera und Abstimmungsweg prüfen.
• Zugangsregeln: Einwahldaten getrennt versenden, „Warteraum“ nutzen, Teilnehmende namentlich freigeben.
• Rederegeln: Wortmeldungen über Handzeichen oder Textfunktion sammeln, Reihenfolge ansagen.
• Abstimmungen: Methode je TOP festlegen und Ergebnis für alle hörbar wiederholen.
• Ersatzwege: Telefonnummer für Soforthilfe plus Möglichkeit zur kurzfristigen Vollmacht in Textform.

Identität und Vollmacht prüfen

Bei virtuellen Eigentümerversammlungen verschiebt sich das Risiko: Nicht der zu kleine Versammlungsraum ist das Problem, sondern die Zutrittskontrolle. Das WEG geht von einer nicht öffentlichen Versammlung aus; daraus folgt als Prüfkriterium, dass nur Berechtigte teilnehmen dürfen und die Stimmabgabe eindeutig zugeordnet werden muss (§ 23 Abs. 1a Satz 2 WEG, in der Hybrid‑Variante § 23 Abs. 1 Satz 2 WEG). Praktisch bedeutet das einen klaren Ablauf für Anmeldung, Namensabgleich, Vollmachtsprüfung und Freischaltung. Konflikte entstehen, wenn Kamera und Ton aus sind, mehrere Personen im Hintergrund mitlaufen oder der Versammlungsleiter nicht sicher weiß, wer gerade abstimmt. Lösung ist ein standardisierter Identitätscheck, der im Protokoll zumindest in Grundzügen festgehalten wird (§ 24 Abs. 6 WEG).

Wie weit die Versammlungsleitung bei Identifikation und Störfällen gehen darf, zeigt eine frühe Entscheidung zur Online‑Teilnahme. AG München, Urteil vom 27.04.2022 – 1292 C 19128/21 WEG ordnet § 23 Abs. 1 Satz 2 WEG so ein, dass ein Beschluss zur Online‑Teilnahme auch dann ordnungsgemäßer Verwaltung entsprechen kann, wenn „ein technischer Fehler“ den Fortgang nicht zwingend unterbricht und Betroffene auf Vertretung verwiesen werden. Zugleich betont das Gericht, dass eine Identifikation „durch eine Kamera“ die Nichtöffentlichkeit bestmöglich wahrt; die Maßnahme muss aber praktikabel bleiben und darf nicht als vorgeschobenes Hindernis dienen. Für die Praxis folgt daraus: Legen Sie vorab fest, wie Sie Vollmachten prüfen, wann eine Zurückweisung erfolgt und wie der Vorgang ins Protokoll kommt (§ 25 Abs. 3 WEG, § 24 Abs. 6 WEG). Zur Vertiefung eignet sich der Leitfaden wie Sie Vollmachten prüfen und im Zweifel zurückweisen.

Praxisbeispiel: Ein Eigentümer nimmt aus dem Ausland per Videokonferenz teil und teilt kurz vor TOP 7 mit, dass seine Verbindung instabil ist. Die Versammlungsleitung lässt ihn zu Beginn einmalig die Kamera einschalten, gleicht den Namen mit dem Teilnehmerverzeichnis ab und protokolliert Beginn und Ende der Online‑Teilnahme (§ 24 Abs. 6 WEG). Für die Abstimmung erteilt der Eigentümer zusätzlich eine Vollmacht in Textform an den Beiratsvorsitzenden, damit sein Stimmrecht auch bei Abbruch ausgeübt werden kann (§ 25 Abs. 3 WEG). Kommt es dennoch zu einem Verbindungsabbruch, wird im Protokoll vermerkt, ob und wann die Wiedereinwahl gelang und ob eine Abstimmung wiederholt werden musste.

Praxistipp: Behandeln Sie „inoffizielle“ Zuschaltungen nicht als harmlose Gefälligkeit, sondern als potenziellen Streitpunkt. LG München I, Urteil vom 09.08.2023 – 1 S 16489/22 WEG ordnet ein, dass eine ohne Gestattungsbeschluss erfolgte Video‑Zuschaltung im konkreten Fall „weder ein Teilnahme- noch ein Mitwirkungsrecht“ verletzt hat; zugleich grenzt das Gericht beim Thema Vollmacht zwischen Erteilung und Vorlage ab (§ 25 Abs. 3 WEG, § 174 BGB). Die Aussage lässt sich nicht verallgemeinern, weil die Entscheidung stark vom Einzelfall abhängt, etwa davon, ob der zugeschaltete Teilnehmer tatsächlich abstimmt und ob andere Eigentümer die Vollmacht rügen. Für die Praxis folgt daraus: Regeln Sie im Beschluss zur Online‑Teilnahme oder in einer Geschäftsordnung, wie Vollmachten in Textform vorzulegen sind, wann zurückgewiesen wird und wie die Versammlungsleitung eine Stimme im Zweifel unberücksichtigt lässt (§ 24 Abs. 5 WEG als Organisationsmaßstab).

Protokoll und Dokumentation führen

Auch bei virtuellen Eigentümerversammlungen entscheidet am Ende nicht das Videobild, sondern die Akte. Das Gesetz verlangt unverzüglich eine Niederschrift über die gefassten Beschlüsse (§ 24 Abs. 6 Satz 1 WEG) und eine fortlaufende Beschluss‑Sammlung, in der Wortlaut, Ort und Datum festgehalten werden (§ 24 Abs. 7 WEG). Konflikte entstehen, wenn Abstimmungsergebnisse nur mündlich „gefühlt“ werden, Teilnehmerwechsel nicht erfasst sind oder Unterbrechungen später bestritten werden. Lösung ist eine Protokollroutine: Beschlussantrag verlesen, Abstimmungsmethode erklären, Ergebnis feststellen, sofort protokollieren und die Unterlagen (Einladung, Teilnehmerliste, Vollmachten) geordnet ablegen. Perspektivisch lohnt ein kurzer Störungsvermerk je TOP, damit spätere Fragen zur Vergleichbarkeit der Teilnahme (§ 23 Abs. 1a WEG) beantwortbar bleiben.

Wichtig: Eine Audio‑ oder Videoaufzeichnung ersetzt das Protokoll nicht. Maßgeblich bleiben Niederschrift und Beschluss‑Sammlung nach § 24 Abs. 6 und 7 WEG, weil dort die Beschlussfassung formal nachweisbar wird. Wenn dennoch eine Aufzeichnung erwogen wird, beginnt ein anderer Rechtsrahmen: Im öffentlichen Recht greifen Datenschutz und Vertraulichkeit, insbesondere die Vorgaben der DSGVO (z. B. Art. 6 Abs. 1 DSGVO als Rechtsgrundlage) sowie die Strafbarkeit der unbefugten Aufnahme nicht öffentlich gesprochener Worte (§ 201 StGB). Ohne klare Zustimmung aller Betroffenen steigen Konflikte und Anfechtungsdruck, auch wenn die Aufnahme selbst nicht automatisch einen Beschlussfehler begründet. Vertiefend erläutert der Beitrag welche Datenschutz- und Beschlussrisiken bei Aufnahmen entstehen.

Die Folgen einer fehlerhaften Protokollierung hängen davon ab, ob nur das Gesetz gilt oder ob die Gemeinschaftsordnung strengere Regeln vereinbart. Nach § 24 Abs. 6 WEG ist die Niederschrift zu unterschreiben, doch ein Formfehler schwächt zunächst vor allem den Beweiswert; anders kann es sein, wenn die Teilungserklärung die Gültigkeit von Beschlüssen an besondere Unterschriften knüpft. BGH, Beschluss vom 03.07.1997 – V ZB 2/97 bestätigt die Wirksamkeit solcher qualifizierten Protokollierungsklauseln und formuliert als Maßstab, dass ein Verstoß „die Ungültigkeit der gefassten Beschlüsse“ begründen kann. Die Reichweite ist auf die Auslegung der konkreten Klausel begrenzt und zwingt nicht jede Gemeinschaft zu zusätzlichen Unterschriften. Praktisch bedeutet das: Prüfen Sie vor virtuellen Formaten die Gemeinschaftsordnung, bestimmen Sie Unterzeichner frühzeitig und planen Sie eine Unterschriftenschleife, die das Protokoll zeitnah abschließt.

Praxistipp: Unterschriften scheitern in digitalen Formaten selten am Willen, sondern am Ablauf: Wer unterschreibt wann, und wie kommt das Original zurück in die Akte? BGH, Urteil vom 25.09.2015 – V ZR 203/14 ordnet für den Sonderfall ein, dass trotz qualifizierter Protokollierungsklausel die Alleinunterschrift des Verwalters genügen kann, wenn neben ihm niemand anwesend ist; das Gericht nennt es „sinnwidrig“, zusätzliche Unterschriften zu verlangen, die mangels Anwesenheit nichts bestätigen könnten. Übertragbar ist das nur, wenn tatsächlich keine geeigneten Unterzeichner anwesend oder bestimmbar sind; regelmäßig bleibt § 24 Abs. 6 WEG mit den dort genannten Unterschriften maßgeblich. Als Praxisfolge empfiehlt sich ein fester Protokollablauf (Unterzeichner bestimmen, Termin zur Unterzeichnung, Versand an Abwesende vermeiden) und ein kurzer Aktenvermerk, warum im Ausnahmefall abgewichen wurde.

Fazit

Eine virtuelle Eigentümerversammlung ist heute ein zulässiges Format, aber nur, wenn die Gemeinschaft die Weichen vorher richtig stellt. Klären Sie zuerst, ob eine Präsenz‑, Hybrid‑ oder virtuelle Sitzung stattfinden soll, und fassen Sie den passenden Beschluss nach § 23 Abs. 1 Satz 2 oder § 23 Abs. 1a WEG; behalten Sie für Beschlüsse vor dem 01.01.2028 auch § 48 Abs. 6 WEG im Blick. Organisatorisch entscheidet sich der Erfolg an der Vergleichbarkeit der Teilnahmerechte: Wer sprechen, Fragen stellen, Anträge stellen und abstimmen kann, muss das zuverlässig können. Wenn Technik, Identität und Protokoll zusammen gedacht werden, sinkt das Risiko späterer Streitigkeiten.

Für Beiräte und Eigentümer lohnt es sich, vor der Abstimmung zwei Fragen zu stellen: Ist das Format für die konkrete Gemeinschaft inklusiv genug, und ist die Dokumentation belastbar? Prüfen Sie, ob Einladungsweg und Fristen nach § 24 Abs. 4 WEG eingehalten sind, ob Vollmachten nach § 25 Abs. 3 WEG rechtzeitig vorliegen und ob die Niederschrift nach § 24 Abs. 6 WEG zeitnah unterschrieben wird. Bei Unsicherheit ist Hybrid oft der pragmatische Zwischenschritt, weil ein realer Versammlungsort als Rückfallebene bleibt. Entscheidend ist nicht die maximale Digitalisierung, sondern die nachvollziehbare Willensbildung der Gemeinschaft.