Meldepflichten für Feriengäste: BMG, Meldeschein, WEG-Verwaltung

Wer eine Wohnung als Ferienwohnung vermietet, erhebt fast immer Gästedaten – für Buchung, Schlüsselübergabe, Kaution oder Hausordnung. Rechtlich entscheidend ist die Trennung zwischen privatrechtlicher Datenerhebung (Beherbergungsvertrag und Hausregeln) und der öffentlich-rechtlichen Gästemeldung nach dem Bundesmeldegesetz. Seit dem 1. Januar 2025 gilt: Der Beherbergungsmeldeschein nach dem BMG ist grundsätzlich nur noch für ausländische Feriengäste verpflichtend. Diese müssen am Tag der Ankunft einen Meldeschein unterschreiben; der Betreiber der Beherbergungsstätte muss die Identitätsdaten prüfen, ein Jahr ab Abreise aufbewahren und danach fristgerecht vernichten (§§ 29, 30 BMG). Für deutsche Gäste entfällt diese besondere Pflicht – kommunale Pflichten (z. B. Kurbeitrag) können dennoch bestehen.

In einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) kommt eine zweite Ebene hinzu: Die Gemeinschaft kann die Nutzung und das Verhalten im Gebäude regeln, nicht aber öffentlich-rechtliche Betreiberpflichten „auf die Verwaltung verschieben“. Die WEG-Verwaltung ist in der Regel nicht Betreiber der einzelnen Ferienwohnung; sie kann jedoch Prozesse moderieren (Information, Hausordnung, Ansprechpartner) und – wenn gesondert vereinbart – operative Aufgaben koordinieren (§ 27 WEG). Der Beitrag zeigt, welche Daten beim Meldeschein erforderlich sind, wie Sie mit Self-Check-in, Dienstleistern und digitalen Verfahren umgehen und wie Sie Dokumentation und Datenschutz praxistauglich organisieren. Er ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.

Meldepflichten bei Feriengästen richtig einordnen: Privatrechtliche Abläufe und öffentlich-rechtliche Vorgaben

Im Tagesgeschäft beginnen „Meldepflichten“ meist privatrechtlich: Sie benötigen als Vermieter bzw. Betreiber einer Ferienwohnung Informationen, um den Beherbergungsvertrag abzuwickeln, Zutritt zu ermöglichen und die Hausordnung durchzusetzen (Prüfkriterium: Erforderlichkeit der Daten für Vertrag und Hausregeln). In der WEG sollten Sie zudem frühzeitig prüfen, ob und unter welchen Bedingungen Kurzzeitvermietung überhaupt zulässig ist – häufig entscheiden Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung und Beschlüsse darüber, ob eine Ferienvermietung (etwa über Plattformen) erlaubt, eingeschränkt oder mit Auflagen verbunden ist (Prüfkriterium: Regelwerk der Gemeinschaft als Nutzungsrahmen).

Wichtig: Das Bundesmeldegesetz wird häufig mit der „Anmeldung beim Einwohnermeldeamt“ verwechselt. Für typische Feriengäste (wenige Nächte/Wochen) geht es primär um den Beherbergungsmeldeschein, nicht um eine Wohnsitz-Anmeldung. Nur in Sonderfällen wird der Aufenthalt meldebehördlich relevant: Wer in einer Beherbergungsstätte länger als sechs Monate aufgenommen wird, unterliegt der allgemeinen Meldepflicht; wer keine Wohnung im Inland gemeldet hat, muss sich bei einem Aufenthalt von mehr als drei Monaten anmelden (§ 29 Abs. 1 BMG). Seit dem 01.01.2025 muss der besondere Meldeschein nach § 29 Abs. 2 BMG grundsätzlich nur noch von ausländischen Personen unterschrieben werden; für deutsche Gäste entfällt diese besondere Meldescheinpflicht.

Praxistipp: Strukturieren Sie Ihre Datenerhebung in drei Schichten: (1) Vertragsdaten für Buchung, Zahlung und Kaution, (2) Gebäuderegeln für Hausordnung und Sicherheit (z. B. Personenzahl, Ruhezeiten, Ansprechpartner), (3) Meldeschein-Pflichten nach §§ 29, 30 BMG für ausländische Gäste. Praktisch bewährt sich ein zweistufiger Ablauf: Vor Anreise erhalten Gäste Hausordnung/Check-in-Regeln; am Ankunftstag wird – bei ausländischer Staatsangehörigkeit – der Meldeschein ausgefüllt, unterschrieben und anhand des Identitätsdokuments geprüft. Halten Sie den Prozess als interne Arbeitsanweisung fest (Prüfkriterium: Nachweisbarkeit gegenüber Behörden und Konfliktprävention gegenüber der WEG).

Wer ist meldepflichtig? Pflichten des Eigentümers als Betreiber und die (begrenzte) Rolle der WEG-Verwaltung

Privatrechtlich müssen Sie zunächst klären, wer gegenüber dem Gast Vertragspartner ist und wer die Abläufe steuert (Buchung, Check-in, Schlüssel, Reinigung). Öffentlich-rechtlich knüpft die besondere Meldepflicht an die Betreiberrolle an: Pflichtadressaten sind die „Leiter der Beherbergungsstätten“. Diese müssen besondere Meldescheine bereithalten und darauf hinwirken, dass ausländische Gäste ihre Pflichten erfüllen (§ 30 Abs. 1 BMG); die Gäste unterschreiben den Meldeschein am Tag der Ankunft (§ 29 Abs. 2 BMG). Betreiber ist in der Praxis häufig der Eigentümer, der selbst vermietet – es kann aber auch ein Mieter sein, der (mit Erlaubnis) untervermietet, oder eine Agentur, die die Vermietung organisatorisch übernimmt (Prüfkriterium: Wer bietet die Unterkunft nach außen an und kontrolliert den Check-in?).

Wichtig: Die WEG-Verwaltung ist grundsätzlich Organ der Gemeinschaft und nicht „Gastgeber“ Ihrer Ferienwohnung. Ihre gesetzlichen Aufgaben betreffen die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums und die Umsetzung von Beschlüssen; eine Pflicht, Meldescheine für einzelne Eigentümer zu führen, folgt daraus regelmäßig nicht (§ 27 WEG). Umgekehrt kann die Gemeinschaft öffentlich-rechtliche Pflichten aus §§ 29, 30 BMG nicht durch Beschluss auf die Verwaltung „abwälzen“, wenn diese nicht Betreiberin der Beherbergungsstätte ist (Prüfkriterium: Zuständigkeit nach öffentlichem Recht versus Aufgabenverteilung im Verwaltervertrag). Gerade bei Ferienvermietung hilft eine saubere Abgrenzung zwischen WEG-Verwaltung und Facility-/Objektmanagement, weil Schlüsselübergabe, Reinigung und Gästekommunikation typischerweise außerhalb der klassischen WEG-Kernverwaltung liegen.

Praxistipp: Wenn Sie operative Aufgaben auslagern (Reinigungsdienst, Schlüsseldienst, Vermietungsagentur), regeln Sie schriftlich, wer welche Schritte nach § 29 Abs. 2 und § 30 BMG übernimmt: Ausweisvorlage einholen, Daten mit dem Identitätsdokument vergleichen, Abweichungen vermerken und die Aufbewahrung organisieren. Ergänzen Sie Datenschutz-Vorgaben (Zugriffsrechte, sichere Ablage, Löschkalender) und benennen Sie einen Ansprechpartner für Behördenanfragen (Prüfkriterium: organisatorische und technische Maßnahmen). Soll die WEG-Verwaltung ausnahmsweise unterstützen, braucht es eine klare, gesonderte Beauftragung und Vergütungsregelung im Rahmen des Verwaltervertrags bzw. eines Zusatzmandats (§ 27 WEG).

Meldeschein, Ausweiskontrolle und digitaler Check-in: So läuft die Gästemeldung in der Praxis

Ihr Check-in-Prozess entscheidet darüber, ob die Meldepflicht praktisch erfüllbar ist. Für ausländische Feriengäste muss der Meldeschein die gesetzlich festgelegten Daten enthalten und am Ankunftstag unterschrieben werden (§ 29 Abs. 2 BMG). Der Katalog ist bewusst eng: Ankunft- und voraussichtliches Abreisedatum, Name, Vorname, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeiten, Anschrift, Zahl und Staatsangehörigkeit mitreisender ausländischer Familienangehöriger sowie die Seriennummer des Passes oder Passersatzes (§ 30 Abs. 2 BMG). Mitreisende ausländische Ehegatten, Lebenspartner und minderjährige Kinder sind nicht namentlich, sondern nur der Zahl nach zu erfassen (§ 29 Abs. 2 BMG). Der Betreiber muss die Angaben mit dem Identitätsdokument abgleichen und Abweichungen oder fehlende gültige Dokumente vermerken (§ 30 Abs. 2 BMG).

Praxisbeispiel: Sie vermieten eine Wohnung in einer WEG, der Check-in läuft über Codeschloss oder Schlüsseltresor, und ein Gast aus den USA reist spät abends an. Der Gast kann den Meldeschein zwar vorab digital ausfüllen, die gesetzlich geforderte Unterschrift „am Tag der Ankunft“ und der Abgleich mit einem Identitätsdokument sind damit aber nicht automatisch erfüllt (§ 29 Abs. 2, Abs. 3 BMG; § 30 Abs. 2 BMG). Wenn Sie ein elektronisches Meldeverfahren nutzen wollen, muss dies den Anforderungen des § 29 Abs. 5 BMG entsprechen und die Bestätigung am Ankunftstag sicher abbilden (Prüfkriterium: zulässiges Verfahren und nachvollziehbare Identitätsprüfung). Organisatorisch bedeutet das häufig: persönliche Ausweiskontrolle durch einen Dienstleister oder ein rechtssicheres elektronisches Verfahren, bevor der Zugangscode dauerhaft freigeschaltet wird.

Dokumentationsseitig trennen Sie idealerweise zwei Datenströme: Die Daten aus dem Meldeschein dienen der Erfüllung der gesetzlichen Pflicht und sind in Inhalt und Zweck durch §§ 29, 30 BMG begrenzt. Für deutsche Gäste können Sie weiterhin Kontaktdaten für Vertrag und Hausordnung erheben, diese „Privatdaten“ gehören aber nicht in den Meldeschein und sollten nicht zusammen mit Ausweisdaten aufbewahrt werden (Prüfkriterium: Datenminimierung, Zweckbindung, interne Rollen- und Zugriffskonzepte). Praktisch hilfreich sind mehrsprachige Hinweise, warum eine Ausweisvorlage erforderlich ist, sowie eine kurze interne Notiz, wer wann den Ausweisabgleich durchgeführt hat (§ 30 Abs. 2 BMG). So vermeiden Sie Diskussionen am Anreisetag und können Ihre Gästemeldung bei Nachfragen plausibel erklären.

Aufbewahrung und Datenschutz: Meldescheine rechtssicher verwahren und fristgerecht löschen

Auch nach Abreise müssen Sie die Unterlagen in einen belastbaren Prozess bringen. Die ausgefüllten Meldescheine sind vom Tag der Abreise an ein Jahr aufzubewahren und innerhalb von drei Monaten nach Ablauf dieser Frist zu vernichten (§ 30 Abs. 4 BMG). Für Ferienwohnungen mit hoher Fluktuation ist deshalb ein fester Vernichtungs- bzw. Löschkalender zentral: Papiermeldescheine gehören in einen abschließbaren, zugriffsbeschränkten Bereich; elektronische Daten sollten rollenbasiert geschützt und mit automatisierten Löschfristen versehen sein (Prüfkriterium: Schutz vor unbefugter Einsicht und fristgerechte Löschung). Wenn Sie elektronisch erheben, gelten dieselben Fristen für Speicherung und Löschung (§ 30 Abs. 4 Satz 2 BMG).

Praxistipp: Legen Sie datenschutzrechtlich sauber fest, wofür Sie welche Daten verwenden. Für den Meldeschein ausländischer Gäste besteht eine gesetzliche Pflicht; die Verarbeitung beruht damit regelmäßig auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. §§ 29, 30 BMG. Für darüber hinausgehende Zwecke (z. B. Marketing, Bonusprogramme, interne „Gästeübersichten“) ist der Meldeschein nicht gedacht und sollte nicht als Datenquelle genutzt werden (Prüfkriterium: getrennte Zwecke, getrennte Datenbestände). Ein typischer Fehler ist die Weitergabe vollständiger Meldescheine an Dritte – etwa Hausmeisterei, Beirat oder andere Eigentümer – „zur Sicherheit“. Das ist in aller Regel nicht erforderlich, erhöht das Risiko von Datenschutzverstößen und macht die Löschung praktisch schwer kontrollierbar.

Planen Sie zudem den Behördenfall: Die aufzubewahrenden Meldescheine müssen auf Verlangen zur Einsichtnahme vorgelegt werden; bei elektronischer Erfüllung sind die Daten maschinenlesbar zur Verfügung zu stellen (§ 30 Abs. 4 BMG). Organisieren Sie intern, wer Anfragen annimmt, wie Sie die Identität der anfragenden Stelle prüfen und wie Sie die Herausgabe dokumentieren (Prüfkriterium: Nachweis der rechtmäßigen Datenweitergabe und Vermeidung von „Herausgabe an die falsche Stelle“). Für die WEG-Praxis ist wichtig: Verwaltung oder Beirat sind nicht automatisch „Auskunftsstelle“ für Meldescheine einzelner Einheiten, wenn sie nicht Betreiber sind (Abgrenzung: öffentlich-rechtliche Herausgabepflicht des Betreibers nach § 30 BMG versus privatrechtliche Informationsinteressen im Gebäude).

WEG-Konflikte vermeiden: Hausordnung, Sicherheit und Kommunikation – ohne Datenschutzfalle

Die meisten WEG-Konflikte entstehen nicht wegen des Meldescheins selbst, sondern wegen der Begleiterscheinungen der Kurzzeitvermietung: wechselnde Personen, Geräusche, Müll, Zutrittssysteme und das Sicherheitsgefühl im Haus. Privatrechtlich müssen Sie als vermietender Eigentümer die Nutzung Ihrer Einheit so organisieren, dass Regeln der Gemeinschaft eingehalten werden (Prüfkriterium: Teilungserklärung/Gemeinschaftsordnung, Hausordnung, Beschlüsse zur Gebrauchsregelung sowie konsequente Unterrichtung der Gäste). Öffentlich-rechtlich bleibt der Meldeschein nach §§ 29, 30 BMG daneben bestehen und richtet sich an den Betreiber; die WEG kann ihn nicht „durchsetzen“, sondern nur Störungen über das WEG-Instrumentarium adressieren (Abgrenzung: öffentliches Recht/BMG versus privates Recht/WEG).

Heikel ist häufig der Wunsch nach Transparenz: Nachbarn oder Beirat möchten „eine Gästeliste“, die Verwaltung soll wissen, wer im Haus ist, oder die Hausmeisterei möchte Ausweisdaten „zur Kontrolle“. Hier sollten Sie strikt trennen: Der Meldeschein dient der Erfüllung von § 29 Abs. 2 BMG und ist zweckgebunden; seine Datenverarbeitung erfolgt wegen gesetzlicher Pflicht (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) und ist nicht automatisch für interne Hauskommunikation freigegeben. Gleichzeitig hat die Verwaltung Informations- und Kommunikationsaufgaben gegenüber der Gemeinschaft – etwa zu praktikablen Abläufen, Erwartungen an Eigentümer und zur Einordnung neuer Pflichten; die Reichweite hängt vom Verwaltervertrag und den Umständen ab (§ 27 WEG). Wer diese Kommunikations- und Informationsfragen vertiefen will, sollte sich die Grundsätze zu Informationspflichten einer WEG-Verwaltung ansehen.

Eine praxistaugliche Lösung ist oft eine „Minimal-Information“ für die WEG: Sie benennen einen jederzeit erreichbaren Ansprechpartner (Eigentümer oder Agentur), melden Zeiträume der Belegung und stellen sicher, dass Gäste die Hausordnung nachweisbar erhalten (Prüfkriterium: klare Zuständigkeit und dokumentierte Unterrichtung). Personenbezogene Detaildaten (Passnummern, Anschriften) bleiben in Ihrer Betreiber-Sphäre und werden nur im Rahmen der §§ 29, 30 BMG verarbeitet und nach § 30 Abs. 4 BMG fristgerecht gelöscht. Kommt es zu Beschwerden, dokumentieren Sie Datum, Sachverhalt und Ihre Maßnahmen gegenüber Gästen oder Dienstleistern; diese Dokumentation ist im Anfechtungs- oder Haftungskontext regelmäßig aussagekräftiger als Namenslisten (Prüfkriterium: Nachweis ordnungsgemäßen Handelns).

Fazit

Für Eigentümer einer Ferienwohnung ist die zentrale Stellschraube ein belastbarer Check-in- und Dokumentationsprozess, der mit der WEG-Hausordnung kompatibel ist. Öffentlich-rechtlich gilt seit dem 1. Januar 2025: Die besondere Meldepflicht nach dem Bundesmeldegesetz ist im Kern auf ausländische Gäste fokussiert – Meldeschein am Ankunftstag, Ausweisvorlage, Abgleich der Angaben, Aufbewahrung ein Jahr ab Abreise und Vernichtung binnen drei Monaten (§§ 29, 30 BMG). Digitale Abläufe können funktionieren, wenn sie die Anforderungen des § 29 Abs. 5 BMG erfüllen und Sie die Nachweisbarkeit im Griff behalten; reine „Onlineformulare“ ohne geeignete Identitätsprüfung sind dafür regelmäßig nicht ausreichend (Prüfkriterium: rechtssicheres Verfahren und nachvollziehbare Kontrolle).

Die WEG-Verwaltung bleibt dabei typischerweise in einer unterstützenden, nicht verantwortlichen Rolle: Sie organisiert die Gemeinschaftsebene (Hausordnung, Kommunikation, ggf. Zutrittsregeln) innerhalb der ihr übertragenen Befugnisse (§ 27 WEG). Als Betreiber der Ferienvermietung bleiben Sie für Meldeschein, Aufbewahrung und Löschung verantwortlich (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. §§ 29, 30 BMG). Klare Zuständigkeiten, schriftliche Dienstleister-Anweisungen und eine saubere Trennung der Datenbestände reduzieren Haftungs-, Konflikt- und Bußgeldrisiken. Maßgeblich sind im Einzelfall die konkrete Nutzung, lokale Satzungen und die Gemeinschaftsregeln; der Beitrag bietet eine praxisorientierte Orientierung, keine Rechtsberatung.