Das Protokoll der Eigentümerversammlung ist der maßgebliche Nachweis der gefassten Beschlüsse – oft entscheidend, wenn Beschlüsse angefochten werden. Gesetzlicher Ausgangspunkt ist die Niederschrift nach § 24 Abs. 6 WEG und die fortlaufend zu führende Beschlusssammlung nach § 24 Abs. 7 WEG. Der Beitrag erläutert, was zwingend ins Protokoll gehört, welche Angaben zweckmäßig sind, wer unterschreibt und wie Einsicht gewährt wird. Besonderheiten bei hybriden und rein virtuellen Versammlungen sowie typische Fehlerquellen werden praxisnah eingeordnet. Für Einberufung, Fristen und Zuständigkeiten lohnt ergänzend der Beitrag Eigentümerversammlung einberufen: Pflichten, Fristen, Zuständigkeiten.
Rechtsrahmen: Niederschrift und Beschlusssammlung
Über die in der Versammlung gefassten Beschlüsse ist unverzüglich eine Niederschrift aufzunehmen. Sie ist vom Versammlungsleiter, einem Wohnungseigentümer und – sofern ein Verwaltungsbeirat bestellt ist – zusätzlich vom Beiratsvorsitzenden oder dessen Vertreter zu unterschreiben (§ 24 Abs. 6 WEG). Parallel ist eine Beschlusssammlung zu führen, in die insbesondere der Wortlaut der verkündeten Beschlüsse mit Ort und Datum aufzunehmen ist; auch gerichtliche Entscheidungen nach § 43 WEG werden mit den erforderlichen Angaben vermerkt (§ 24 Abs. 7 WEG). Diese Pflichten sichern Nachvollziehbarkeit, Beweisbarkeit und Transparenz der Beschlusslage.
Rein virtuelle Eigentümerversammlungen sind seit 17.10.2024 möglich, wenn die Gemeinschaft dies mit mindestens drei Vierteln der abgegebenen Stimmen für bis zu drei Jahre beschließt; die Rechte der Teilnehmenden müssen denen einer Präsenzversammlung vergleichbar sein (§ 23 Abs. 1a WEG). Für Protokoll und Beschlusssammlung gelten identische Anforderungen wie bei Präsenzsitzungen.
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Pflichtinhalt 2025: Was zwingend protokolliert werden muss – und was zweckmäßig ist Zwingend zu protokollieren ist der Beschlussinhalt selbst. Er muss so wiedergegeben werden, dass der Regelungsgehalt eindeutig erkennbar ist; in der Praxis hat sich die Aufnahme des genauen Wortlauts bewährt (erleichtert die Eintragung in die Beschlusssammlung). Das Gesetz verlangt darüber hinaus keine generelle Aufnahme sämtlicher Abläufe oder Diskussionsinhalte. Sinnvoll – rechtlich nicht zwingend – sind aber folgende Angaben: Datum, Beginn/Ende, Ort bzw. virtueller Konferenzraum; Benennung der Versammlungsleitung und des Protokollführers; Feststellung ordnungsgemäßer Einberufung; Teilnehmerliste mit Vollmachten; Tagesordnung; Abstimmungsergebnisse je Beschluss (Ja/Nein/Enthaltungen, bei Bedarf nach Miteigentumsanteilen); Verweis auf Anlagen (Angebote, Pläne, Gutachten). So lassen sich spätere Auslegungsstreitigkeiten vermeiden. Für die Beschlusssammlung ist der Wortlaut der Beschlüsse ausdrücklich vorgeschrieben; Eintragungen sind fortlaufend zu nummerieren, Anfechtungen und Aufhebungen zu vermerken (§ 24 Abs. 7 WEG).
MIV‑Praxistipp: Beschlussformulierungen mit klaren Verben („beschließt“, „beauftragt“, „ermächtigt“), präzisen Beträgen, Fristen, Zuständigkeiten und Anlagenhinweisen verwenden; unbestimmte Formulierungen erhöhen das Anfechtungsrisiko.
Unterschriften, Bekanntgabe und Einsicht
Die Unterschriftenfolge ist gesetzlich vorgegeben: Versammlungsleiter, ein Wohnungseigentümer und – falls vorhanden – der Beiratsvorsitzende oder dessen Vertreter (§ 24 Abs. 6 WEG). Fehlen Unterschriften, führt das nicht automatisch zur Nichtigkeit; eine „qualifizierte Protokollierungsklausel“ in der Gemeinschaftsordnung kann die Unterschrift aber zur Wirksamkeitsvoraussetzung machen. Der Bundesgerichtshof hat solche Klauseln grundsätzlich gebilligt (BGH, 30.03.2012 – V ZR 178/11; BGH, 25.09.2015 – V ZR 203/14).
Eine generelle gesetzliche Pflicht, das Protokoll an alle Eigentümer zu versenden, besteht nicht; § 24 WEG ordnet die Erstellung der Niederschrift und die Führung der Beschlusssammlung an. Unabhängig davon können Versandpflichten aus der Gemeinschaftsordnung, dem Verwaltervertrag oder geübter Praxis folgen. Unberührt bleibt der Anspruch jedes Wohnungseigentümers auf Einsicht in die Verwaltungsunterlagen (§ 18 Abs. 4 WEG) – dazu zählen auch Protokolle und Beschlusssammlung. In der Praxis empfiehlt sich die Kombination aus Einsicht im Büro und gesichertem Portalzugang.
Ordnungsmäßige Verwaltung versus Sonderleistung: Pflichtkern sind Protokollerstellung, Unterschrifteneinholung, Führung der Beschlusssammlung und Einsichtsgewährung. Sonderleistungen sind z. B. beglaubigte Abschriften, Übersetzungen, kurierbasierte Zustellungen oder die erstmalige technische Einführung/Schulung eines Portals; solche Arbeiten sind gesondert zu vergüten.
Digitale Praxis, hybride und virtuelle Sitzungen: Was im Protokoll zusätzlich sinnvoll ist
Bei hybriden und virtuellen Sitzungen gelten dieselben gesetzlichen Mindestinhalte. Zusätzlich ist es zweckmäßig, im Protokoll kurz zu dokumentieren, welches Videokonferenz‑Tool genutzt wurde, wie der Zugang kontrolliert wurde (Zutritt/Identifikation), wie Stimmrechte ausgeübt wurden und ob es Störungen gab. Der virtuelle Modus setzt einen vorangehenden Beschluss nach § 23 Abs. 1a WEG voraus; Einladungs‑, Protokoll‑ und Unterschriftenanforderungen bleiben unverändert. Organisatorische Hinweise zu Technik, Identifikation, Stimmabgabe und Protokollierung finden Sie im Beitrag Hybride Eigentümerversammlung: Was Eigentümer beachten sollten
Praxisbeispiel: Bei einer rein virtuellen Sitzung werden die finalen Beschlusswortlaute in der Videokonferenz geteilt und unmittelbar nach Abstimmung in den Protokollentwurf übernommen. Im Anschluss erfolgt die Unterzeichnung durch Versammlungsleiter, Eigentümer und – sofern vorhanden – den Beiratsvorsitzenden; die Beschlusssammlung wird noch am selben oder nächsten Werktag fortgeschrieben.
Sichere Abläufe: Prozess, Rollen, Dokumentation
Empfehlenswert ist ein standardisierter Ablauf mit Verantwortlichen für Protokollführung, Unterschrifteneinholung und Beschlusssammlung. Der Protokollentwurf sollte die Tagesordnung abbilden und für jeden TOP Felder für Beschlusswortlaut, Abstimmungsergebnis und Anlagen enthalten. Ein kurzer Aktenvermerk dokumentiert Zeitpunkt der Protokollerstellung, Unterzeichnung und Eintragung in die Beschlusssammlung. Für eilbedürftige Einzelentscheidungen kann die Gemeinschaft ergänzend den Umlaufweg nutzen; die Details dazu erläutert der Leitfaden Wie funktioniert ein Umlaufbeschluss in einer WEG?
MIV‑Praxistipp: Protokollentwurf bei komplexen TOPs bereits vor der Sitzung vorbereiten und nur noch Beschlussvarianten eintragen. Das spart Zeit, vermeidet Unschärfen und erleichtert die sofortige Eintragung in die Beschlusssammlung.
Fazit zum Thema
Pflichtkern sind der zeitnahe Protokollentwurf, klare und hinreichend bestimmte Beschlussformulierungen, die gesetzlich vorgegebenen Unterschriften sowie die aktuelle Beschlusssammlung. Versandpflichten bestehen nur, wenn sie vereinbart sind; Einsicht ist stets zu gewähren. Wer Vorlagen nutzt, Zuständigkeiten festlegt und digitale Abläufe sauber dokumentiert, reduziert Anfechtungsrisiken – unabhängig davon, ob in Präsenz, hybrid oder virtuell getagt wird.
