Wie funktioniert ein Umlaufbeschluss in einer WEG?

Ein Umlaufbeschluss bietet Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG) eine flexible Alternative zur Beschlussfassung in einer Eigentümerversammlung. Gerade bei dringenden Entscheidungen oder schwer zu koordinierenden Terminen kann dieser Ansatz zeitsparend und effizient sein. Doch wie funktioniert ein Umlaufbeschluss rechtlich und praktisch, und welche Voraussetzungen sind zu beachten? In diesem Beitrag geben wir einen umfassenden Überblick.

Rechtliche Grundlage für den Umlaufbeschluss

Die gesetzliche Grundlage für den Umlaufbeschluss findet sich in § 23 Abs. 3 WEG. Danach können Beschlüsse außerhalb einer Eigentümerversammlung durch schriftliche Zustimmung aller Wohnungseigentümer gefasst werden. Dies bedeutet:

• Schriftform: Die Zustimmung muss schriftlich vorliegen. Eine rein mündliche oder telefonische Zustimmung ist unzulässig.
• Einstimmigkeit: Alle Wohnungseigentümer müssen dem Beschlussvorschlag zustimmen. Fehlt auch nur eine Zustimmung, ist der Beschluss ungültig.

Die Digitalisierung des Wohnungseigentumsrechts hat jedoch Änderungen gebracht: Seit der WEG-Reform 2020 sind auch Beschlüsse per E-Mail oder elektronischer Signatur möglich, ohne dass dies explizit in der Gemeinschaftsordnung geregelt sein muss. Voraussetzung ist, dass alle Eigentümer der elektronischen Form zustimmen.

Voraussetzungen für einen gültigen Umlaufbeschluss

Damit ein Umlaufbeschluss rechtswirksam ist, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• Formulierung des Beschlussvorschlags: Der Vorschlag muss klar und eindeutig formuliert sein, sodass keine Missverständnisse entstehen. Dies umfasst detaillierte Angaben zu Kosten, Zeitrahmen und Verantwortlichkeiten.
• Zustimmungsfrist: Eine Frist zur Abgabe der Zustimmung sollte schriftlich festgelegt werden. Ohne klare Frist kann der Beschlussprozess verzögert oder blockiert werden. Üblich sind Fristen von 7 bis 14 Tagen, je nach Dringlichkeit.
• Dokumentation: Alle Zustimmungen müssen nachvollziehbar dokumentiert werden, sei es durch handschriftliche Unterschriften oder elektronische Zustimmungen. Eine lückenlose Dokumentation ist wichtig, um den Beschluss im Streitfall belegen zu können.
• Einhaltung der Gemeinschaftsordnung: In der Gemeinschaftsordnung können besondere Regelungen für Umlaufbeschlüsse enthalten sein, etwa abweichende Fristen oder Quoren. Diese müssen beachtet werden.
• Reaktion bei Enthaltungen oder fehlenden Antworten: Enthaltungen oder nicht rechtzeitig eingegangene Zustimmungen gelten als Ablehnung. In solchen Fällen kann der Beschluss nicht zustande kommen.

Vorteile eines Umlaufbeschlusses

Der Umlaufbeschluss bringt einige Vorteile mit sich, insbesondere:

• Zeiteffizienz: Entscheidungen können schnell getroffen werden, ohne eine Eigentümerversammlung einberufen zu müssen. Besonders bei dringenden Maßnahmen, wie der Behebung von Schäden, ist dies von Vorteil.
• Flexibilität: Eigentümer, die nicht an einer Versammlung teilnehmen können, haben die Möglichkeit, schriftlich oder elektronisch abzustimmen. Dies erleichtert die Beschlussfassung, insbesondere bei Gemeinschaften mit vielen auswärtigen Eigentümern.
• Kosteneinsparung: Die Organisation einer Eigentümerversammlung verursacht Kosten, z. B. für Raummiete oder Verwalterhonorare. Ein Umlaufbeschluss reduziert diese Kosten erheblich.
• Transparenz: Durch die schriftliche oder elektronische Dokumentation der Abstimmung ist der Entscheidungsprozess für alle Eigentümer nachvollziehbar.

Herausforderungen und Risiken

Trotz seiner Vorteile bringt der Umlaufbeschluss auch Herausforderungen und Risiken mit sich:

• Einstimmigkeit: Die Notwendigkeit der Zustimmung aller Eigentümer kann den Beschlussprozess blockieren, insbesondere bei größeren Gemeinschaften. Eine Enthaltung oder fehlende Antwort wird dabei als Ablehnung gewertet, was den Prozess erschweren kann.
• Rechtliche Unsicherheiten: Fehler in der Formulierung, Dokumentation oder Fristsetzung können dazu führen, dass der Beschluss vor Gericht angefochten wird. Eine sorgfältige Planung ist daher unerlässlich.
• Kommunikationsprobleme: Eigentümer, die nicht rechtzeitig erreicht werden oder die ihre Post nicht zeitnah lesen, können den Prozess verzögern oder verhindern. Elektronische Kommunikationswege können hier Abhilfe schaffen, setzen jedoch entsprechende technische Kenntnisse voraus.
• Fehlende Diskussion: Im Gegensatz zur Eigentümerversammlung fehlt oft die Möglichkeit einer umfassenden Diskussion und Meinungsbildung. Dies kann zu Unzufriedenheit führen, insbesondere bei kontroversen Themen.

Sonderfall: Umlaufbeschluss mit abgesenktem Quorum

Gemäß § 23 Abs. 3 WEG ist ein Umlaufbeschluss grundsätzlich nur bei Einstimmigkeit gültig. Es gibt jedoch die Möglichkeit, das Quorum für bestimmte Beschlüsse abzusenken. Dies erfordert jedoch keinen generellen Passus in der Gemeinschaftsordnung, sondern kann im Rahmen einer Eigentümerversammlung individuell beschlossen werden. Beispiel:

• Anwendung: Die Eigentümer beschließen in einer Versammlung, dass für einen spezifischen Beschlussgegenstand die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen genügt.
• Praxis: Ein Beschluss zur Beauftragung eines Handwerkers soll im Umlaufverfahren erfolgen, da ein dringender Reparaturbedarf besteht. Von 20 Eigentümern stimmen 15 ab, und 12 davon bejahen den Beschluss. Der Beschluss ist gültig, wenn die Absenkung des Quorums vorher beschlossen wurde.
• Vorteil: Diese Regelung erleichtert die Beschlussfassung erheblich, insbesondere in großen Gemeinschaften oder bei dringenden Entscheidungen.
• Hinweis: Ohne einen solchen vorangegangenen Beschluss bleibt das gesetzliche Erfordernis der Einstimmigkeit bestehen.

Praxisbeispiel: Umlaufbeschluss zur Sanierung

Angenommen, eine WEG möchte kurzfristig über die Sanierung des Daches entscheiden, da ein akuter Schaden entstanden ist. Der Verwalter formuliert einen klaren Beschlussvorschlag, in dem die Kosten, der Zeitrahmen und der Umfang der Sanierung beschrieben werden. Die Zustimmung wird innerhalb von sieben Tagen schriftlich oder per E-Mail eingefordert. Sobald alle Eigentümer zugestimmt haben, kann die Maßnahme in Auftrag gegeben werden, ohne eine Eigentümerversammlung abzuhalten.

Expertentipp der Mülheimer Immobilienverwaltung (MIV)

Ein Umlaufbeschluss ist ein effektives Instrument, um Entscheidungen in der WEG schnell und flexibel zu treffen. Unser Tipp: Achten Sie auf eine eindeutige Formulierung des Beschlussvorschlags und eine lückenlose Dokumentation aller Zustimmungen. Als professionelle WEG-Verwaltung unterstützen wir Sie bei der korrekten Umsetzung und beraten Sie zu den rechtlichen Anforderungen.

Fazit: Effizient, aber mit Herausforderungen

Der Umlaufbeschluss ist eine effiziente Möglichkeit, Entscheidungen außerhalb der Eigentümerversammlung zu treffen. Dennoch erfordert er Sorgfalt in der Formulierung, Dokumentation und Abstimmung. Besonders bei größeren Gemeinschaften oder komplexen Beschlussinhalten ist die Unterstützung durch eine erfahrene Verwaltung empfehlenswert.